Preparación y Configuración para el Inicio de Año

1. Recomendación Inicial Importante

Antes de realizar la configuración de inicio de año, se recomienda seguir estos pasos para actualizar el histórico de UVT automáticamente:

• Actualización del servidor: Ejecute la actualización del sistema en el servidor respondiendo «SÍ» a todas las opciones de actualización.

• Verificación de tablas: Ingrese al sistema administrativo, seleccione la empresa y active la casilla «Verificar tablas».

• Estaciones: Proceda a actualizar las estaciones de trabajo.

2. Realizar cierre de año (Administrativo)

Es el primer paso obligatorio para trasladar saldos de inventarios, bancos y carteras.

• Puede consultar el manual detallado de este proceso en la sección correspondiente de nuestra base de conocimientos.

3. Actualizar las bases de retención (Administrativo)

Existen dos métodos para realizar este proceso en el módulo ministrativo:

Método 1: Configuración basada en UVT (Recomendado)

Este método es mucho más útil en caso de que tenga que corregir algún documento de otro año, ya que permite al sistema consultar el histórico de valores de manera automática.

1. En las Cuentas Contables: Ingrese a Archivo > Cuentas contables PUC, seleccione la pestaña Configuración Cuenta y diligencie la casilla “Base UVT”.

2. En el Histórico: Diríjase a Archivo > Códigos administrativos > Histórico UVT.

3. Actualización: Haga clic en Adicionar, e ingrese en las casillas respectivas el año y el valor de la UVT para este.

Método 2: Configuración en Pesos

Ideal para parametrizar valores fijos directamente en la moneda nacional.

• Procedimiento: Ingrese a Archivo > Cuentas contables PUC, seleccione la pestaña Configuración Cuenta y asigne el valor base en la casilla “Base”.

4. Actualizar Salario Mínimo y Auxilio de Transporte (Nómina)

Realice este ajuste antes de la primera liquidación del año. Ingrese al módulo de nómina y siga estos pasos en Archivo > Configurar empresa:

• Salario Mínimo: Se configura en la pestaña General.

• Auxilio de Transporte: Se configura en la pestaña Aux. Trans.

• Jornada Diurna: Configure la hora de corte. Para el año 2026 y posteriores, seleccione la opción 19:00.

• Tip Pro: Configuración por Defecto: Se recomienda dejar en blanco el salario mínimo, dar clic en aceptar, ingresar nuevamente y seleccionar «Configuración por defecto». Esto traerá los valores actuales siempre que haya actualizado correctamente el servidor.

5. Pasar saldos al siguiente año (Contable)

Este proceso netea las cuentas de resultados y traslada los saldos de balance.

1. En el módulo contable, vaya a Configurar empresa > Pestaña fecha sistema y seleccione el año a trasladar.

2. Haga clic en Movimiento saldos a siguiente año y, en la pestaña proceso, seleccione «Ejecutar Proceso».

3. Regrese a configurar empresa y seleccione el nuevo año.

4. Resultado: El sistema traslada Activos, Pasivos y Patrimonio contra las cuentas de ganancia o pérdida. Las cuentas marcadas «por tercero» (usualmente cartera) se trasladarán con su detalle individual.