Saltar al contenido principal
Centro de ayuda

¿Cómo realizar el cierre de año?

Para asegurar que los saldos de su empresa pasen correctamente al siguiente periodo, es fundamental seguir este procedimiento. ZoftKrates trabaja con meses abiertos y años cerrados; por ello, el cierre es un requisito indispensable para el manejo de Inventarios, Bancos y Cartera.

🎥 Video Tutorial: Ver proceso de cierre (Asistente y Manual)

1. Preguntas Frecuentes

  • ¿Cómo cambio de año en Zoftkrates? Ingrese al sistema con el usuario administrador, seleccione Archivo > Configurar Empresa > Pestaña Fecha Sistema y en la casilla Fecha Actual configure la fecha 20##/01/01.

  • ¿Qué pasa si no cierro año? Los saldos de cartera pasarán correctamente, pero los de inventarios y bancos no serán correctos. Esto podría impedir la elaboración de facturas si el sistema no permite negativos.

  • ¿Puedo continuar trabajando en el siguiente año y luego cerrar el anterior? Sí, pero los saldos de inventario y bancos no serán reales hasta el cierre. Si el sistema bloquea documentos, puede desactivar temporalmente la casilla «Permitir Salidas en Negativo» en Archivo > Configurar Empresa > Pestaña General > Básico.

  • ¿Por qué debo cerrar año en Zoftkrates? Es un requisito del sistema para el manejo de saldos; se requiere para trasladar correctamente la información de Cartera, Bancos e Inventario al nuevo periodo.

  • ¿Puedo solicitar asistencia para el cierre de año? Sí, el servicio se realiza de forma remota y tiene un costo de $65.000 para clientes con póliza y $130.000 para clientes sin póliza.

2. Requerimientos y Pasos Previos al Cierre

Zoftkrates maneja saldos de Cartera (CxC y CxP), bancos e inventario. El cierre de estos saldos se debe realizar de manera individual. Antes de iniciar el proceso detallado, es obligatorio cumplir con los siguientes puntos para evitar daños en los saldos del sistema:

  • Tener el programa actualizado: Se requiere como mínimo la versión 5.0. Para utilizar el «Asistente de Cierre de Año», debe contar con la versión 5.3.57.4 o posterior (disponible desde enero 10 de 2021). Puede verificar su versión en Ayuda > Acerca de.

  • Información al día: No debe existir movimiento del año a cerrar pendiente por ingresar en el sistema. Se recomienda dejar constancia por escrito con los responsables de cada área de que no hay información pendiente.

  • Usuarios desconectados: Ningún usuario debe estar trabajando en el sistema para evitar inconsistencias. Puede consultar quiénes están conectados en Ayuda > Acerca de > Ver Usuarios conectados.

  • Clave de acceso: Es indispensable poseer la clave de administrador para ejecutar estos procesos.

  • Configuración de la fecha: Verifique que el sistema tenga configurada la fecha con el año de cierre. Realizar el proceso con una fecha incorrecta generará daños vitales en los saldos.

  • Actualización de saldos: Antes de realizar el cierre definitivo, debe ejecutar primero todos los procesos de actualizar saldos de cartera e inventario.

3. Resumen del Proceso

  • Actualización: Tener actualizado el programa.

  • Revisión de datos: Verificar que no exista información pendiente del año a cerrar para ingresar en el sistema.

  • Usuarios: Sacar a todos los usuarios del sistema; nadie debe estar trabajando en el programa mientras se realiza el cierre.

  • Validación de fecha: Verificar que el sistema tenga configurada la fecha del año a cerrar (la cual aparece en la barra de estado en la parte inferior).

  • Versión del software: Si cuenta con una versión igual o superior a 5.3.57.4, siga los pasos del asistente de cierre; de lo contrario, continúe con los pasos siguientes.

  • Actualización de movimientos: Actualizar el movimiento de todo el año en este orden estricto: 1. Cuentas por Cobrar, 2. Cuentas por Pagar y 3. Inventario.

  • Seguridad: Sacar copia de seguridad o cerciorarse de que la copia automática esté al día, y guardar la copia de seguridad del año.

  • Respaldo de informes: Sacar los informes regulares de cartera e inventario, dejándolos impresos o exportados en PDF para su posterior consulta o comparación.

  • Ajuste de fecha de cierre: Cambiar la fecha del sistema al 31 de diciembre del año a cerrar (ejemplo: 2025-12-31).

  • Ejecución de cierres: Ejecutar el cierre individual de Bancos e Inventario.

  • Cierres opcionales: Opcionalmente (aunque no es recomendable) ejecutar el cierre individual de CxC y CxP.

  • Apertura del nuevo año: Cambiar la fecha del sistema al primero de enero del siguiente año.

  • Comparación: Sacar informes de inventario y cartera en el nuevo año y compararlos con los anteriores.

  • Actualización final: Actualizar nuevamente el movimiento de todo el año en el orden: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventario.

  • Acceso: Permitir el ingreso de los demás usuarios al sistema.

4. Proceso Detallado con Asistente

Este asistente realiza el proceso de cierre de año de una forma centralizada. Para ingresar, seleccione la opción Herramientas > Asistente Cierre de Año.

Pasos del Asistente:

  • Paso 1: Indicaciones generales del proceso.

  • Paso 2: Muestra la fecha actual de la empresa (no la del calendario) y el año de cierres de Inventario y Bancos. El año debe estar configurado como año a cerrar-12-31. El año de saldo de inventario y bancos debe coincidir con el de la fecha actual de la empresa.

  • Paso 3 (Actualización de Saldos): Contiene botones numerados del 1 al 6 para actualizar saldos de inventario, costos, inventario (valores), bancos, cartera de clientes y proveedores. Los botones de actualización de costo e inventario se activan al ejecutar los pasos previos. Al ejecutar cada proceso, active las casillas para actualizar los saldos de todo el año. Para «actualizar costo promedio», se recomienda seleccionar de enero a diciembre y activar las casillas en negrilla.

  • Paso 4 (Guardar Reportes): Incluye botones para guardar reportes de saldos de inventario y carteras. Se recomienda la opción de guardado directo para que el sistema genere un PDF en la subcarpeta Cierres\Año Cierre (Ej. D:\zhsoft\ZoftkratesFD\Cierres\2025).

  • Paso 5 (Ejecutar Cierre): Contiene los botones para realizar el cierre de saldos. Se recomienda realizar únicamente el cierre de Inventario y Bancos.

  • Paso 6 (Cambio de Año): Permite cambiar la fecha del sistema al año siguiente. Los años abiertos para inventario y bancos deben aparecer ya en el año nuevo (por ejemplo, si cierra 2025, deben mostrar 2026). Haga clic en el botón Cambiar de año.

  • Paso 7 (Actualización en Año Nuevo): Permite actualizar los saldos en el nuevo año siguiendo el mismo esquema de botones del Paso 3.

Al finalizar estos pasos, habrá completado el cierre de la empresa seleccionada y podrá continuar trabajando en el nuevo periodo.

5. Proceso Detallado Manual (Sin Asistente)

Si no utiliza el asistente, debe seguir estos pasos de manera individual para garantizar la integridad de los saldos:

a. Actualizar Saldos

  • Cartera Cuentas por Cobrar: Seleccione Clientes > Actualizar CXC, marque la casilla “Todo el Año” y clic en el botón Aceptar.

  • Cartera Cuentas por Pagar: Seleccione Proveedores > Actualizar CxP, marque la casilla “Todo el año” y clic en el botón Aceptar.

  • Nota de Versión: En versiones anteriores a la 5.2.6.0, es vital actualizar primero Cuentas por Cobrar y luego Cuentas por Pagar. Desde la versión 5.2.6.0, los saldos de Bancos se actualizan desde Clientes > Actualizar Bancos y no se requiere un orden específico para las carteras.

  • Inventario: Seleccione Inventario > Actualizar Existencias, marque “Todo el año” y clic en Aceptar.

  • Costo Promedio: Seleccione Inventario > Actualizar Costo Promedio. En el paso dos, indique el rango de Enero a Diciembre, marque las casillas en color negro y desmarque las demás; luego proceda a actualizar.

  • Re-actualización: Actualice nuevamente el inventario para que el sistema tome los costos promedios actualizados.

b. Copia de Seguridad

  • La copia se realiza en el servidor mediante zhBackUp.exe en el directorio del programa.

  • Generalmente está configurada como una tarea programada entre las 12:30 p.m. y 1:00 p.m. Si no cuenta con este programa, consulte con un asesor.

c. Informes de Respaldo

Acceda a Utilidades > Reportes y guarde en PDF o imprima:

  • CxC: General > Cartera > CxC > Por Cliente Detallado.

  • CxP: General > Cartera > CxP > Por Proveedor Detallado.

  • Inventario: Inventario > Saldos > General.

d. Cambio de Fecha para Cierre

  • Configure la fecha en Archivos > Configurar Empresa > Pestaña Fecha del sistema como Año Cierre-Diciembre-31. Los botones de cierre solo se activan con esta fecha configurada.

e. Ejecución del Cierre

Se realiza de forma individual por módulo. Se recomienda cerrar solo Bancos e Inventario, dejando la cartera abierta para facilitar cualquier devolución de año.

  • Cierre CxC: Clientes > Cierre de Año CxC > Ejecutar Cierre.

  • Cierre de Bancos: Clientes > Cierre de Año Bancos > Ejecutar Cierre.

  • Cierre CxP: Proveedores > Cierre de Año Proveedores > Ejecutar Cierre.

  • Cierre de Inventario: Inventario > Cierre de Año Inventario (desmarque «Solo mostrar Inconsistencias») > Ejecutar Cierre.

  • Nota: No hay inconveniente si hace clic en «Ejecutar Cierre» más de una vez, siempre que no haya cambiado aún de año.

f. Apertura del Nuevo Año

  • Cambie la fecha al primero de enero del siguiente año en la configuración de la empresa.

g. Verificación y Actualización Final

  • Saque nuevamente los informes de cartera e inventario y compárelos con los del año anterior.

  • Actualizar Movimientos: Realice la actualización de todo el año en orden: 1. Cuentas por Cobrar, 2. Cuentas por Pagar, 3. Inventario y 4. Costo Promedio.

  • Finalmente, permita el ingreso de los demás usuarios al sistema.

6. Cómo actualizar a la última versión

  • Instrucciones de actualización: Por favor consulte la información detallada sobre cómo actualizar Zoftkrates en la página oficial: https://www.zhsystems.com/actualizacionfd/.

  • Requisito de Póliza: Para actualizar el programa desde internet, se requiere tener vigente su póliza de actualización.

  • Continuidad del servicio: No se requiere tener una póliza de actualización para realizar cierres anuales o trabajar normalmente con el programa.

  • Beneficios de la Póliza: Contar con la póliza le garantiza tener el software actualizado con las últimas mejoras, acceso a descuentos y el derecho a solicitar soporte técnico vía correo electrónico en soporte@zhsystems.com 

Tabla de contenidos