(Con asistente y proceso manual)
Antes de realizar cualquier proceso asegúrese de leer todo este documento cuidadosamente.
Zoftkrates trabaja con meses abiertos y años cerrados, lo que significa que cada año es necesario ejecutar un proceso de cierre para que los saldos pasen correctamente al siguiente año.
Algunas imágenes de ejemplos de pantallas de este documento pueden contener fechas de años anteriores, tenga presente que en general en su sistema estas deben ser el año actual.
PREGUNTAS FRECUENTES
Cómo cambio de año en Zoftkrates?
R/Ingrese al sistema con el usuario administrador – seleccione Archivo – Configurar Empresa – Pestaña Fecha Sistema – En la casilla Fecha Actual configure la fecha 20##/01/01. Tenga presente que si se cambia al año siguiente y no ha cerrado año anterior al momento de realizar dicho cierre deberá volver a poner la fecha del año a cerrar.
Qué pasa si no cierro año?
R/Los saldos de cartera pasarán correctamente más no inventarios y bancos, posiblemente no pueda elaborar facturas al tener configurado el sistema para no permitir Negativos en inventario (ver siguiente pregunta).
Puedo continuar trabajando en el siguiente año y luego cerrar el año anterior?
R/ Sí, pero recuerde que mientras no haga el cierre de año el saldo de inventario y bancos no será correcto y si tiene configurado el sistema para no permitir salidas en negativo puede bloquear a los usuarios para elaborar algunos documentos como facturas. Para desactivar esta casilla seleccione la opción Archivo – Configurar Empresa – Pestaña General – Básico – Casilla Permitir Salidas en Negativo.
Por qué debo cerrar año en Zoftkrates?
Es un requisito del sistema para el manejo de saldos, se requiere para pasar correctamente los saldos de Cartera, Bancos e Inventario.
Puedo solicitar asistencia para cierre de año?
R/Sí, tiene costo ($60.000 clientes con póliza y $120.000 clientes sin póliza) y se realiza remotamente.
REQUERIMIENTOS
- Haber ingresado toda la información al sistema del año a cerrar.
- Tener la versión 5.3.57.4 o posterior (disponible desde Enero 10 de 2021). Para saber que versión del programa posee seleccione la opción Ayuda – Acerca de, sino posee la última versión del programa lea la sección COMO ACTUALIZAR LA ÚLTIMA VERSIÓN DE ZOFTKRATES.
- Poseer la clave administrador.
RESUMEN
- Tener actualizado el programa.
- Verificar que no exista información pendiente del año a cerrar para ingresar en el sistema.
- Sacar a todos los usuarios del sistema, que nadie esté trabajando en el programa mientras se realiza el cierre.
- Verificar que el sistema tenga configurada la fecha del año a cerrar, en la barra de estado en la parte inferior aparece la fecha configurada en el sistema.
- Si cuenta con una versión igual o superior a 5.3.57.4 siga los pasos del asistente de cierre de año, de lo contrario siga los pasos que siguen.
- Actualizar movimiento de todo el año en estricto orden así: Primero Cuentas por Cobrar, segundo Cuentas por Pagar y tercero Inventario.
- Sacar copia de seguridad o cerciorarse de que la copia automática del sistema este al día, guardar copia de seguridad del año.
- Sacar los informes regulares de cartera e inventario, dejarlos impresos o exportados en PDF para su posterior consulta o comparación.
- Cambiar la fecha del sistema a AÑO A CERRAR-12-31 ejemplo (2023-12-31).
- Ejecutar el cierre individual de Bancos e Inventario.
- Opcionalmente y no recomendable ejecutar el cierre individual de CxC, CxP.
- Cambiar la fecha del sistema al primero de enero del siguiente año.
- Sacar informes de inventario y cartera, compararlos.
- Actualizar movimiento de todo el año: Primero Cuentas por Cobrar, segundo Cuentas por Pagar y tercero Inventario.
- Permitir ingresar a los demás usuarios al sistema.
COMO ACTUALIZAR LA ÚLTIMA VERSIÓN DE ZOFTKRATES
Por favor consulte información de cómo actualizar Zoftkrates en la página https://www.zhsystems.com/actualizacionfd/
Para actualizar el programa desde internet requiere tener vigente su póliza de actualización. No requiere tener póliza de actualización para realizar cierres o trabajar normalmente con el programa, la póliza le garantiza tener actualizado el programa con últimas mejoras y otros beneficios como descuentos y derecho a solicitar soporte vía email (soporte@zhsystems.com).
ANTES DE REALIZAR PROCESO DE CIERRE DE AÑO DETALLADO
Zoftkrates maneja saldos de Cartera (CxC y CxP), bancos e inventario. El cierre de estos saldos se debe hacer de manera individual.
IMPORTANTE
- Al momento de realizar cierre no debe existir movimiento del año a cerrar pendiente para ingresar en el sistema.
- Ningún usuario debe estar trabajando en el sistema.
- Antes de realizar el cierre debe ejecutar los procesos de actualizar saldos.
a. TENER ACTUALIZADO EL PROGRAMA A LA COMO MÍNIMO A LA VERSIÓN 5.0.
Ver sección como actualizar Zoftkrates. Para tener disponible la versión con asistente de cierre requiere tener la versión 5.3.57.4 disponible desde Enero 10 de 2021.
b. VERIFICAR QUE NO EXISTA INFORMACIÓN PENDIENTE POR INGRESAR EN EL SISTEMA
Esto solo puede saberse hablando con cada uno de los responsables de las áreas de su empresa, que este requisito quede por escrito como un comunicado de su departamento a las demás dependencias y que los responsables de estas le firmen una constancia de que no tiene información endiente por ingresar.
c. SACAR A TODOS LOS USUARIOS DEL SISTEMA.
Esto evitará cualquier posibilidad de inconsistencia en la información. Puede consultar los usuarios conectados usando la opción Ayuda – Acerca de – Ver Usuarios conectados.
d. VERIFICAR QUE EL SISTEMA TENGA CONFIGURADA LA FECHA CON EL AÑO DE CIERRE.
Esto es vital, de lo contrario generará un daño en los saldos del sistema.
PROCESO DE CIERRE DE AÑO DETALLADO CON ASISTENTE
Este asistente realiza el proceso de cierre de año de una forma centralizada para ingresar seleccione la opción herramientas “Asistente Cierre de Año”.
Descripción de los pasos del asistente:
Paso 1. Indicaciones generales del proceso.
Paso 2. Muestra fecha actual empresa (no calendario) y año de cierres Inventario y Bancos. El año debe estar en año a cerrar – 12-31, el año de saldo de inventario y bancos deben estar en el mismo año de la fecha actual empresa.
Paso 3.
Contiene los botones de forma numerada del 1 al 6, estos botones permiten abrir las ventanas de actualización saldos de inventario, costos, inventario (valores), bancos, cartera clientes y cartera proveedores. Para activar los botones de actualización costo e inventario (costos y valores) se requiere que los pasos previos se hayan ejecutado. En la medida en que ejecute los procesos de actualización se irán habilitando los botones de los pasos 4 (guardar reportes) y 5 (cierre de año) y aparecerá el mensaje “Realizado” al frente de cada botón. Al ejecutar cada proceso de actualización active las casillas que permiten actualizar los saldos de todo el año. En el proceso de “actualizar costo promedio” se recomienda en el paso 2 seleccionar mes inicial enero, final diciembre y activar las casillas en negrilla.
Paso 4. Contiene los botones para guardar los reportes de saldos de inventario y carteras. Es recomendable seleccionar la opción guardar directamente para que el sistema al seleccionar cada reporte lo guarde como PDF en la subcarpeta del sistema Cierres\Año Cierre. (Ej. D:\zhsoft\ZoftkratesFD\Cierres\2020)
Paso 5. Este paso contiene los botones que permiten realizar el cierre de saldos. Se recomienda solo realizar cierre de Inventario y Bancos.
Paso 6. Permite cambiar la fecha del sistema al siguiente año, mostrará fecha la fecha actual y los años abiertos para inventario y bancos los cuales deben aparecer en el año siguiente, es decir, si se está cerrando el año 2020 ambos años deben estar en 2021. Solo debe hacer clic en el botón cambiar de año.
Paso 7. Este paso permite actualizar saldos en el nuevo año y tiene el mismo esquema de los botones del paso 3.
Al seguir los pasos de este asistente habrá realizado el proceso de cierre de la empresa seleccionada y estará listo para continuar trabajando en el nuevo año.
PROCESO DE CIERRE DE AÑO DETALLADO SIN ASISTENTE
a. ACTUALIZAR SALDOS
Cartera Cuentas por Cobrar. Seleccione la opción, Clientes – Actualizar CXC , marque la casilla “Todo el Año” y clic en el botón Aceptar.
Cartera Cuentas por Pagar. Seleccione la opción Proveedores – Actualizar CxP, marque la casilla “Todo el año” y clic en el botón Aceptar.
Importante: Es muy importante que primero actualice Cuentas por Cobrar y luego Cuentas x Pagar si tiene una versión anterior a la 5.2.6.0.
Desde la versión 5.2.6.0 los saldos de Bancos se actualizan desde Clientes – Actualizar Bancos. Y no es necesario actualizar en orden las carteras CxC y CxP.
Inventario. Seleccione la opción inventario – Actualizar Existencias. marque la casilla “Todo el año” y clic en el botón Aceptar.
Actualizar Costo Promedio: Seleccione Inventario – Actualizar Costo Promedio. Seleccione la opción Inventario – Actualizar costo promedio. En el paso dos indique rango de meses a actualizar de Enero a Diciembre, marqué las casillas que están en color negro y desmarque las demás casillas, clic en el siguiente paso y actualizar costo promedio.
Actualizar nuevamente inventario para que el sistema tome los costos promedios actualizados en el paso anterior.
b. SACAR COPIA DE SEGURIDAD.
La copia de seguridad del sistema se realiza en el servidor mediante el programa zhBackUp.exe que está en el mismo directorio en que se encuentra el programa, normalmente este programa está configurado como una tarea programada del sistema que se ejecuta entre las 12:30 p.m. y 1:00 p.m. sino posee este programa consulte con uno de nuestros asesores.
c. SACAR INFORMES DE CARTERA E INVENTARIO
Podrá sacar estos informes por la opción Utilidades – Reportes.
Para cartera CxC se recomienda General – Cartera – CxC – Por Cliente Detallado.
Para cartera CxP se recomienda General – Cartera – CxP – Por Proveedor Detallado.
Para Inventario se recomienda Inventario – Saldos – General.
Imprima o guarde como PDF estos informes
d. CAMBIAR LA FECHA DEL SISTEMA (PROGRAMA) A AÑO CIERRE-DICIEMBRE-31.
Los botones de cierre solo se activan si el sistema tiene configurada esta fecha, para configurar esta fecha seleccione Archivos – Configurar Empresa – Pestaña Fecha del sistema.
e. EJECUTE PROCESO DE CIERRE.
Para realizar el cierre, se hace de manera individual.
Importante: Se recomienda solo realizar cierre de Bancos e inventario y dejar la cartera abierta ya que esto le permite fácilmente devolverse de año.
Zoftkrates permite tener la cartera de clientes y proveedores abiertas, si lo desea puede obviar el cierre de ambas carteras, de modo que solo deberá cerrar bancos e inventario.
Para cartera CxC seleccione Clientes – Cierre de Año CxC, verifique que la fecha a cerrar es la correcta, haga clic en el botón “Ejecutar Cierre”.
Cierre de Bancos, seleccione Clientes – Cierre de Año Bancos, clic en el botón “Ejecutar Cierre”.
Cierre de Cartera Proveedores (CxP), seleccione Proveedores, Cierre de Año Proveedores, clic en el botón “Ejecutar Cierre”.
Cierre de Inventario, seleccione inventario, Cierre de Año Inventario, desmarque la casilla “Solo mostrar Inconsistencias”, clic en el botón “Ejecutar Cierre”.
Pregunta. Qué pasa si hago nuevamente clic en el botón “Ejecutar Cierre” de alguna de estas opciones y previamente ya había cerrado. R/ No existe inconveniente si no se ha cambiado de año.
f. CAMBIAR FECHA DEL SISTEMA AL PRIMERO DE ENERO DEL SIGUIENTE AÑO.
Para configurar esta fecha seleccione Archivos – Configurar Empresa – Pestaña Fecha del sistema.
g. SACAR INFORMES DE CARTERA E INVENTARIO
Podrá sacar estos informes por la opción Utilidades – Reportes.
Para cartera CxC se recomienda General – Cartera – CxC – Por Cliente Detallado.
Para cartera CxP se recomienda General – Cartera – CxP – Por Proveedor Detallado.
Para Inventario se recomienda Inventario – Saldos – General.
Imprima o guarde como PDF estos informes.
Compárelos con los anteriormente sacados.
h. ACTUALIZAR CARTERA E INVENTARIO
Este procedimiento tomará los nuevos movimientos registrados (de existir) del nuevo año. Recuerde primero actualizar Cuentas x Cobrar, luego cuentas por Pagar, Inventario, actualizar Costo promedio y nuevamente inventario.
i. PERMITIR A DEMÁS USUARIOS INGRESAR AL SISTEMA